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Registro Nacional de Notarios

DIRECTRIZ N° 2001-03

DIRECCION NACIONAL DE NOTARIADO .-

RESULTANDO:


1.- Que el Código Notarial reservó en esta Dirección la potestad reglamentaria en aspectos propios de la función notarial, y el artículo 24, inciso d) y m), de ese cuerpo legal, le atribuye competencia para emitir lineamientos de orden general y de acatamiento obligatorio, para que los notarios presten sus servicios a los usuarios en forma eficiente y segura, por cuyo cumplimiento deberán velar las oficinas públicas encargadas de recibir y tramitar los documentos notariales y resolver las gestiones o cuestiones planteadas respecto de la actividad notarial .-
2.- Que teniendo presente que la misión de la Dirección Nacional de Notariado, es la habilitación de los notarios públicos y, la fiscalización del ejercicio de esa actividad en el ámbito nacional , mediante la organización, se emite la presente directriz, tendente a regular todo lo relacionado con la información contenida en el Registro Nacional de Notarios; denominada REGLAMENTO DEL REGISTRO NACIONAL DE NOTARIOS; y, CONSIDERANDO: I.- La Dirección Nacional de notariado ejerce su competencia desde los siguientes ámbitos:FISCALIZADORA, ADMINISTRATIVA, REGISTRAL Y ADMINISTRA REGIMEN DISCIPLINARIO.

De conformidad con su naturaleza, la fiscalización constituye la esencia misma para lo cual fue creada ese órgano; dependiente del Poder Judicial, desconcentrado, con competencia exclusiva en materia notarial, y con atribuciones dirigidas a los notarios pú.blicos, usuarios en general, autoridades judiciales y administrativas. La materia registral notarial, tiene como fuente primaria, las resoluciones provenientes de la Dirección Nacional de Notariado, de Autoridades Judiciales y del Colegio de Abogados. Toda esa información para los efectos de usuarios, y terceros goza de publicidad, certeza y seguridad jurídica. II.- El Registro Nacional de Notarios, nació mediante la resolución número 27-99, dictada por esta Dirección a las 10:00 horas, del 21 de enero de l999, en ejecución de la Ley, e incorporando de pleno derecho a los notarios inscritos y/o habilitados al amparo del anterior ordenamiento. Ese Registro está compuesto por los siguientes asientos: A) Incorporación como Abogado.- B) Asiento Matriz Notarial (habilitación o inscripción) , C) Asientos registrales notariales y, D) Las anotaciones a esos asientos.

III.- Históricamente el legislador patrio, ha exigido la condición previa de ser abogado activo para poder optar por la autorización para el desempeño de las funciones notariales, esto es así, por la innegable condición de asesor jurídico y moldeador de voluntades que debe reunir el notario público y siendo que el Derecho Notarial es una rama autónoma de la ciencia jurídica; ésta ha evolucionado convirtiéndose en una especialidad, que como todas las del derecho, no puede ser alcanzada sin el previo conocimiento integral del ordenamiento jurídico, de ahí que, tomando en cuenta lo anterior, todos los notarios públicos, inscritos en el Registro Nacional de Notarios son abogados y notarios; con la salvedad de los notarios consulares, cuando no cuenten con ese grado académico, respecto de los cuales priva las normas de derecho internacional que les confieren esa condición. Desde esa perspectiva, de conformidad con la jurisprudencia constitucional, existe un ligamen en las dos disciplinas, de manera que no se pueden desvincular entre sí, según el grado académico extendido por las Universidades antes del 22 de noviembre del 2003, cuando se exija la Especialidad en Derecho Notarial y Registral. Esa simbiosis ha tenido efecto registral en el sentido de que como se dijo líneas antes, todo notario autorizado para ejercer debe ser abogado activo y notario; estableciéndose con el nuevo régimen, una diferencia en cuanto al otorgamiento del título de Licenciado en Derecho y el de Especialista en Derecho Notarial y Registral. La aplicación del Transitorio VII del Código Notarial, viene a ratificar esa situación, cuando exige que el abogado para ejercer la especialidad de notario debe demostrar dos años en el ejercicio de la profesión. La realidad jurídica que nace de esa aplicación tiene como efecto que : a) a partir del 22 de noviembre del 2003, se estaría hablando de dos profesiones distintas y; b) la estricta vinculación que se mantendrá entre ambas, ya que para poder ejercer la función notarial se requiere demostrar ser abogado activo, debidamente inscrito en Colegio de Abogados y haber ejercido esa profesión por dos años, todo lo cual participa del proceso de habilitación e inscripción, y como tal aunque no propiamente en materia registral notarial, sí tendrá ese rango en el tanto esa información es necesaria para que nazca el asiento registral matriz notarial. POR TANTO: Teniendo presente que en varios artículos del Código Notarial, se impone a esta Dirección el deber de contar con un Registro donde se inscriban entre otros la habilitación para el ejercicio de funciones notariales o la inscripción como notario público, las sanciones, direcciones del domicilio notarial, números telefónicos; se emite la presente directriz, denominada:
REGLAMENTO DEL REGISTRO NACIONAL DE NOTARIOS.
ARTICULO 1
CONCEPTOS:
  • ASIENTO MATRIZ NOTARIAL: Es el que respalda la inscripción de la resolución firme, dictada por la Dirección Nacional de Notariado. Consta en éste la inscripción o habilitación del notario público. Es un asiento con efectos a perpetuidad, no está expuesto a caducidad y sólo podrá variarse a requerimiento de una Autoridad Jurisdiccional. El mismo, surge a solicitud del Profesional interesado en ejercer o inscribirse como notario, y una vez juramentado dicho profesional, nace este asiento matriz notarial; mismo que se conformará del asiento registral informático y del asiento físico, este último se llevará en tomos de doscientos folios, identificados con número de tomo, el folio y el asiento y una vez concluido, deberá consignarse una razón final, indicando el número de folios y asientos, así como cualquier otra observación que se haya presentado en el volumen.La resolución es plena, eficaz y tiene efectos ejecutivos, declarativos y publicitarios. Lo anterior, porque constituye un derecho extrapatrimonial que fija la condición de fedatario con ostensible carácter de generalidad -erga omnes- y permanencia. Por esa razón sólo podrá rectificarse por resolución judicial.
    Cada notario, tanto los habilitados con el régimen anterior como el actual, contará con ese asiento.
    Considerando que los notarios consulares, ejercen sus cargos por Ministerio de Ley, y siendo que en algunos casos, quien es nombrado en ese cargo, no es un profesional en derecho, la inscripción se llevará a cabo en un apéndice del Registro Nacional de Notarios.
  • ASIENTO NOTARIAL REGISTRAL: Tiene íntima relación con el asiento matriz. Constituye y tiene que ver con la variación temporal de la suspensión de la vigencia de la función notarial del notario debidamente habilitado, tanto por razones de impedimento como de aplicación de régimen disciplinario de competencia de la Dirección, Tribunales Notariales, Civiles y Penales y, por el Colegio de Abogados.
    No está expuesto a caducidad, sin embargo sí puede variar en virtud de solicitud expresa de la autoridad judicial que la ordena o bien del propio notario cuando se trate de inhabilitación por cese voluntario a que se refiere el artículo 13 del Código Notarial.
    ANOTACION REGISTRAL NOTARIAL: Es el acto administrativo registral, mediante el cual, se afecta temporal o definitivamente la información contenida en el asiento notarial registral. Tanto el asiento matriz notarial como los asientos registrales pueden sufrir de anotaciones al margen, ya sea a requerimiento de las autoridades respectivas o del mismo notario.
    ARCHIVO DEL REGISTRO NACIONAL DE NOTARIOS: El archivo de la Dirección Nacional de Notariado, será el encargado de clasificar, custodiar y conservar los diversos documentos que le ingresan y que son elementos probatorios de las diversas actividades notariales, además deberá dicho archivo, custodiar, todos los documentos provenientes de la propias resoluciones de esta Dirección, de las autoridades judiciales, de exhortos o comunicaciones del Colegio de Abogados y, las originadas por petición expresa del notario, que respalden cualquier anotación.
    ACTO CERTIFICADOR NOTARIAL: Es el que emana de la potestad certificadora que ejerce la Dirección Nacional de Notariado, en requerimiento de interesados, usuarios, terceros y autoridades judiciales para dar fe de la información contenida en el Registro Nacional de Notarios.
  • ARTICULO 2 DISPOSICIONES DE CARÁCTER GENERAL:
    1.- Solo podrá ser objeto de registración notarial, las resoluciones emitidas por la Dirección Nacional de Notariado que se originan en:a)- el ejercicio de su competencia,b)- sentencias dictadas por los Tribunales de Justicia, civil, penal y notarial,c)- aquéllas provenientes de gestiones al efecto formuladas por el Notario, yd)- las sanciones impuestas por el Colegio de Abogados, respecto a la aplicación de competencia de ese Colegio.
    2.- El asiento matriz registral notarial, podrá ser objeto de cancelación siempre y cuando medie una resolución judicial que así lo indique; sin embargo, por ser la inscripción a perpetuidad con efectos erga omnnes, ésta se mantendrá como parte del histórico. Lo anterior por cuanto la licencia de notario público no es objeto de cancelación, amén de que entratándose de inhabilitación lo que se suspende es la vigencia de la función notarial únicamente, sea no se pierde la condición de notario público, lo cual solo sucede con el fallecimiento.3.- El asiento que se origina en resoluciones de la Dirección que en ejecuciones de su competencia, podrán ser objeto de variación.
    4.- Los asientos registrales notariales que se originan en sentencia firme de los juzgados jurisdiccionales y notariales sólo podrán variarse a requerimientos de esas autoridades.
    5.- Los asientos registrales notariales tienen toda su eficacia, en tanto no se indique lo contrario mediante anotación marginal, y de conformidad con las disposiciones al efecto de este reglamento.
    6.- Si por error se inscribiera un asiento, sólo podrá cancelarse mediante resolución dictada por la Dirección en ese sentido en donde se indique claramente en que consistió el error.
    7.- El Registro Nacional de Notarios, recibe, tramita y procesa todos los documentos objeto de registración en los términos del Código Notarial y de las normas de este Reglamento. Deberán ser inscritos una vez dictada la resolución en los casos que así lo amerite, en forma inmediata cuando se trate a solicitud del notario y entratándose de procesos disciplinarios, cuando lo comuniquen las autoridades respectivas.
    8.- Los documentos que emanen de las Autoridades Judiciales deberán contener la información necesaria que identifique el proceso, número de expediente, nombre y apellidos completos de los notarios, número de cédula, sanción aplicada y fecha a partir de la cual rige la misma.
    9.- Ninguno de los documentos que respaldan información de los asientos registrales notariales serán objeto de calificación.
    10.- Toda aquella gestión de parte del notario con efectos registrales notariales deberá cumplir con los mecanismos de seguridad.
    11.- Los asientos del Registro serán anulados o modificados únicamente por resolución de la Dirección Nacional de Notariado y en ejecución de la emitida por el Tribunal que dictó la sentencia que originó ese asiento.
    12.- Toda certificación deberá solicitarse por escrito y sólo podrá ser expedida por la Dirección o por el servidor del Registro Nacional de Notarios debidamente autorizado, con la especificación sobre la cual versará la certificación.
    13.- Otros aspectos a valorar por parte de la Dirección.
    ARTICULO 3 ASIENTOS INSCRIBIBLES EN EL REGISTRO NACIONAL DE NOTARIOS:
    La materia registral notarial tiene íntima relación con la función contralora que ejerce la Dirección Nacional de Notariado. Está referida a materia propia de los requisitos, condiciones y deberes que cumple el notario en el ejercicio de la función notarial, así como el contenido de conductas irregulares de los notarios al contemplar la Ley, el Registro de las suspensiones de los notarios.
    Esos asientos son de dos clases:

    los que provienen y se originan de resoluciones de esta Dirección, de los Tribunales de Justicia así como de exhortos o comunicaciones de suspensiones impuestas por el Colegio de Abogados.
    aquellas que nacen de peticiones expresas que formula el notario en el ejercicio de la función notarial, para requerimientos propios de ese ejercicio o de otros deberes.

    Sin embargo, tomando en cuenta que esos asientos inscribibles únicamente se originan en resoluciones judiciales, del Colegio de Abogados y por solicitudes formuladas por el propio fedatario, no podrán ser objeto de calificación alguna. Tanto la información vía informática, como el archivo físico, formará parte del Registro para todos los efectos legales correspondientes.
    Sin perjuicio que vía de directriz se admitan otros aspectos inherentes al control y eficacia del servicio notarial que requiera su registración, de conformidad con las normas inherentes a esa materia, los asientos registrales notariales están referidos a los siguientes actos:
    1.- sello blanco2.- domicilio del despacho notarial3.- domicilio del profesional4.- autorización y entrega del tomo de protocolo5.- reposición total o parcial del tomo de protocolo6.- fondo de garantía7.- cese en el ejercicio8.- inhabilitación por causa de impedimento legal9.- inhabilitación por suspención de la vigencia de la función notarial 10.- solicitudes de habilitación o inscripción y cese11.- entrega de la licencia de notario público12.- registro de sanciones disciplinarias que se les impongan a los notarios tanto por la Dirección Nacional de Notariado, como por el Juez Notarial y otras autoridades judiciales13.- labores de fiscalización de conformidad con el Reglamento respectivo14.- números telefónicos, tanto de la oficina notarial como del domicilio, facsímil, correo electrónico, apartado postal15.- salidas del país16.- otros a valorar por parte de la Dirección

    ARTICULO 4 CONCEPTUALIZACION NOTARIAL REGISTRAL.
    Por la novedosa aplicación del régimen, y no existiendo en Costa Rica, un registro afín al registral notarial, es necesario dejar conceptualizados los aspectos propios de la materia y que provienen de la Ley.
    LA DIRECCION NACIONAL DE NOTARIADO COMO REGISTRADOR NOTARIAL.
    Constituye una potestad de imperio que ejerce la Dirección como legitimada para emitir la resolución que origina el asiento registral matriz por medio del cual se inscribe o se habilita al notario público.Al igual que aquellas resoluciones emitidas por ese Organo, en presencia de sentencias con carácter de cosa juzgada material, de suspensiones decretadas por el Colegio de Abogados al profesional en derecho y de solicitudes formuladas por los mismos notarios públicos.
    Ejerce sus atribuciones en procura de la registración de toda aquella información en materia notarial, propia del control y eficacia del ejercicio de la función notarial, así como aquella que, constituye materia de interés histórico y organizacional respecto a la actividad notarial.
    Por lo anterior, esos asientos registrales notariales participan de la fe pública para lo cual la DNN está legitimada por Ley a controlar. La registración notarial tiene como objeto primordial dar publicidad de la información a nivel nacional . Además, cumple un doble propósito: a) medio de control que la Dirección ejerce a lo interno y externo y b) vigilancia respecto a la eficacia del servicio público que brinda el fedatario a los usuarios.
    ARTICULO 5 DE LOS PRINCIPIOS QUE PRIVAN EN MATERIA REGISTRAL NOTARIAL: La conceptualización antes mencionada, de conformidad con el principio de legalidad, ubica al acto registral notarial desde tres principios propios de esa materia a saber:


      PRINCIPIO DE LA FE PUBLICA
      PRINCIPIO DE PUBLICIDAD
      PRINCIPIO DE SEGURIDAD

      PRINCIPIO DE LA FE PUBLICA :Dentro de la misión de la Dirección Nacional de Notario, se encuentra la de ejercer el control de la función pública ejercida privadamente por el notario debidamente habilitado por ésta. Este fedatario ejerciendo esa función notarial puede causar daños con su actuación, tanto a usuarios, terceros como a la misma fe pública.
      Por esa razón, los asientos registrales notariales, concretan perennemente materia propia de la fe pública que nace con ocasión al ejercicio de la función notarial. De ahí que, la inscripción como notario público siempre permanecerá en el tiempo y aún al fallecimiento del notario, ese asiento tendrá el rango histórico y comprobará a perpetuidad lo ahí registrado.
      PRINCIPIO DE PUBLICIDAD: Con la resolución número 27-99 de las diez horas del día 21 de enero de 1999, nace a la luz publica el Registro Nacional de Notarios, y con él la publicidad de toda la historia del ejercicio de la función notarial. A partir de su creación, el Registro Nacional de Notarios, para todos los efectos legales registrales será el departamento de la Dirección que asuma la registración de toda la información inherente a la actividad notarial. Todo usuario, tercero o interesado, puede conocer la información respecto al ejercicio de la función notarial, tanto para efectos históricos como medio de control, para conocer el estado actual del notario que brindó o brinde el servicio notarial.
      PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Correlativamente a los dos principios antes mencionados, este viene a ratificar registralmente, la organización y control del ejercicio de la función notarial, ya perpetuada. y para la fe pública. El Estado, por medio de la Dirección Nacional de Notariado, asegura al usuario, tercero y a la misma fe pública en la certeza de la información contenida y procesada en el Registro Nacional de Notarios, tanto a nivel físico como informático.

    ARTICULO 6 NATURALEZA DE LOS ASIENTOS REGISTRALES NOTARIALES. Los asientos inscribibles en el Registro Nacional de Notarios constituyen en esencia un acto administrativo, cuyo nacimiento deviene siempre de una resolución de la Dirección.
    ARTICULO 7 CLASES DE ASIENTOS REGISTRALES NOTARIALES:
    DE INSCRIPCION, HABILITACION, CESE E INHABILITACION.
    Su respaldo lo constituye el expediente judicial tramitado de conformidad con los artículos 10 y 3 del Código Notarial
    La inscripción y/o habilitación procede a inscribirse una vez que el notario se juramente de conformidad con la resolución firme de la Dirección.-
    Los casos respecto al cese e inhabilitación, también tienen como respaldo el expediente donde se llevó a cabo el respectivo tramite, según el caso.
    RESPECTO A LA ENTREGA DE LA LICENCIA DE NOTARIO:
    La licencia es el documento que identifica al notario público autorizado para el ejercicio de la función notarial, su entrega se efectuará una vez que éste rinda el juramento de ley. Tendrá vigencia en el tanto de que el notario se encuentre debidamente habilitado.
    El Notario público deberá reportar su pérdida y su reposición se efectuará a requerimiento del fedatario.
    Cuando surgiere el cese del notario público, el profesional estará obligado a entregarla a la Dirección, para su custodia en el expediente personal.
    En caso de pérdida, extravío, sustracción o deterioro de la licencia, la reposición de la misma, correrá por cuenta del notario.
    REGISTRO ACTUALIZADO DE DIRECCIONES: Este asiento se origina en virtud de reporte presentado por el notario según requerimiento legal al efecto. Se entiende que la dirección oficial de su casa de habitación como del despacho, es la consignada en el Registro .Esta última para la ejecución de las normas respecto a la fiscalización. Lo anterior desde los efectos de los artículos 24 inciso b) y 142 inciso h),
    A excepción de los notarios consulares, el notario público de conformidad con las normas respectivas sólo podrá tener abierta oficina en Costa Rica.
    REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS: Provienen de resoluciones de la Dirección Nacional de Notariado dictadas en ocasión de su competencia, sentencias judiciales con carácter de cosa juzgada material y la aplicación de las sanciones impuestas por el Colegio de Abogados.
    Tanto las sanciones decretadas por la Dirección Nacional de Notariado como las del Colegio de Abogados pueden sufrir anotaciones al margen.
    Las que decreten las autoridades judiciales y notariales, al tener el carácter de cosa juzgada material no podrán ser objeto de anotación alguna, excepto en aquéllos casos en que la misma autoridad que la emitió así lo indique.Tienen vigencia durante el lapso de suspensión y entratándose de más de tres meses, concomitantemente a la registración de la sanción, el Registro Nacional de Notarios inscribe el asiento registral notarial respecto a la orden del depósito de protocolo que deban realizar los notarios suspendidos.
    SANCIONES IMPUESTAS POR EL COLEGIO DE ABOGADOS: La información que origina el asiento de sanciones impuestas por el Colegio, deviene por dos presupuestos: a) falta de pago de la colegiatura y b) por sanciones impuestas por otras causas.
    En ambos casos, en razón de la accesoriedad operante, al perder el profesional la condición de abogado, pierde también la de notario. La Dirección actúa mediante la comunicación de ese Colegio, su publicación en la Gaceta y la resolución que al efecto dicte el mismo, ello en aplicación del artículo 148 del Código Notarial.
    Esta inscripción estará vigente durante el período que así se indique. Puede ser objeto de anotaciones marginales que suspenda temporalmente los efectos registrales correspondientes.
    SANCIONES DECRETADAS POR LA DIRECCION NACIONAL DE NOTARIADO: Los asientos por suspensiones decretadas por la Dirección podrán ser objeto de cancelación, en aquéllos casos donde por sentencia judicial así se indique. Lo anterior en virtud de que las resoluciones de ese Organo no tienen carácter de cosa juzgada material. También puede ser objeto de anotaciones marginales en el tanto esté pendiente un proceso.
    SANCIONES DECRETADAS POR AUTORIDADES JUDICIALES: Los asientos por suspensiones decretadas por el Juez Notarial debidamente firmes serán objeto de registración. Ese asiento no podrá ser objeto de marginales ni cancelaciones alguna. En asuntos cuyo conocimiento correspondiera a los jueces penales, y eventualmente el notario fuera condenado por alguno de los delitos contemplados en el artículo 4 inciso c) del Código Notarial, recibida la comunicación de esas autoridades, y al estarse en presencia de un impedimento para ser notario y ejercer como tal; la Dirección Nacional de Notariado, iniciará un proceso a fin de dictar resolución al respecto. Ese asiento mantendrá su vigencia de conformidad con los términos establecidos en el artículo 147 del Código Notarial.
    ORIGINADOS EN LA FISCALIZACION: Todos los asientos registrales notariales que se originen en el proceso de fiscalización, deberán tener su respaldo en una resolución firme de la Dirección. La información consignada registralmente debe estar acorde con el Reglamento respectivo. No podrá ser objeto de variación alguna y si podrá anotarse marginalmente . Son certificables a requerimiento del interesado o de instituciones que así lo soliciten.
    DE LA ENTREGA DE PROTOCOLOS: Este asiento registral notarial, contendrá: el número de tomo autorizado, de la serie y número del papel de protocolo, de los folios que contenga y cualquier otra observación pertinente. Está unido a la razón de apertura del protocolo; misma que es consignada, previa verificación del cumplimiento de los siguientes requisitos : a) estar habilitado para ser y ejercer como notario, b) encontrarse al día en las cotizaciones al fondo de garantía, c) constatación de que el volumen anterior haya sido depositado al Archivo Notarial, en caso de encontrarse en trámite de reposición, que conste resolución concediendo la autorización para continuar cartulando y d) impresión del sello blanco en cada uno de los folios que componen el tomo, cancelación del respectivo timbre fiscal y registro de la firma.
    DE REPOSICIONES TOTALES O PARCIALES DE TOMOS DE PROTOCOLO:
    La información que conforma el asiento registral notarial respecto a reposiciones de protocolo, contendrá el número de expediente y el tipo de reposición de que se trate, con indicación de si se autoriza a seguir cartulando o no. Este asiento tiene efectos permanentes, puede ser objeto de marginales en el caso de que en el transcurso de las diligencias se detecte alguna anomalía que amerite realizar una denuncia, o bien que aparezca el tomo o folio por reponer, así como la finalización y en los términos que concluye ese proceso.
    REGISTRO DE FIRMAS: Los asientos registrales notariales de firmas de notarios está conformado por: a) las firmas que en forma personal y obtenida a nivel material se han registrado ante la Dirección, b) digitalmente y c) aquellas que de conformidad con los avances tecnológicos se llegaren a determinar.
    De pleno derecho, todas las firmas de los notarios públicos inscritos antes del Código y después de este conforman ese registro de firmas, mismas que deben estarse actualizando ante esta Dirección.
    La conservación y custodia del registro físico de firmas de los notarios le corresponde al Archivo de la Dirección Nacional de Notariado.
    REGISTRO DE SELLOS BLANCOS: En razón de la materia de que se trata, estos asientos registrales notariales, también está constituido por un archivo físico, mismo que custodia el archivo de la Dirección, y en éste se consigna la fecha del cumplimiento por parte del notario de ese requisito.
    FONDO DE GARANTIA: La base de datos de la Operadora del Fondo de Garantía, formará parte del Registro Nacional de Notarios. Constituirá una herramienta de consulta para la verificación de que el notario público se encuentra al día en sus cotizaciones a dicho Fondo, con el fin de determinar la autorización de la entrega de protocolos, como de las solicitudes de autenticaciones de firma de los notarios públicos o cualquier otro trámite administrativo. Igualmente se utiliza para la actualización de esa información en el asiento registral respectivo, el cual no podrá ser objeto de variación alguna, y a su vez constituye prueba para los casos de indemnización por daños y perjuicios.
    ARTICULO 8 ASIENTOS REGISTRALES NOTARIALES DERIVADOS DE PETICIONES EXPRESAS DE LOS NOTARIOS PUBLICOS:
    Estos asientos se originan de información proveniente del mismo notario. Están referidos a:1.- Salidas y entradas del País
    2.- Cambio de dirección de la notaría, así como de los números telefónicos, de facsímil, correo electrónico o apartado postal si los tuviera.
    3.- Cambio de la dirección de su domicilio y del número telefónico
    4.- Cese voluntario
    5.- Pérdida de sello blanco y papel de seguridad
    6.- Especialidad en Derecho Notarial y Registral
    7.- Recertificación
    8.- Cualquier otro que a criterio de la Dirección sea procedente
    DISPOSICIONES TRANSITORIAS:
    I.- La Dirección Nacional de Notariado, utilizará la base de datos, que en su momento, estableció la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia, hasta tanto no se cuente con un sistema informático a la medida; una vez que el mismo sea implementado, dicha base de datos será migrada al nuevo sistema, y como respaldo físico, toda esa información, se mantendrá en tomos identificados alfabéticamente, con la firma del encargado y la fecha en que la migración se llevó a cabo.
    II.- El tomo de juramentación que actualmente lleva la Dirección, fungirá como el tomo primero del Registro Nacional de Notarios, mismo que conforme se indicó en el artículo 1 de este Reglamento, deberá concluirse con una razón final en los términos de dicho numeral.
    III.- La base de datos de la empresa que comercializa el papel de seguridad notarial, así como la utilizada por la Operadora del Fondo de Garantía de los Notarios, constituirán herramientas de consultas del Registro Nacional de Notarios . Esta disposición estará vigente durante el término que el mismo no cuente con el sistema informático a la medida que incluya esa información integralmente y como parte de los asientos registrales notariales en la materia.-
    IV.- La implementación del asiento matriz notarial aquí expuesto, se conformará físicamente hasta que se disponga del Sistema Integrado.
    V.- Con respecto a la firma del notario, en tanto no se cuente con la firma digital del notario, se llevará mediante tarjeta suscrita por el notario, ante el funcionario responsable, para tal efecto. Todas aquellas firmas que conforman el histórico de la Secretaría General de la Corte, serán incluidas en el sistema que lleva al efecto la Dirección, con la entrega de la licencia de notarios.
    VI.- En aquéllos casos en donde se solicite la autorización para que un Cónsul ejerza funciones de notario consular en la circunscripción territorial donde fue nombrado, y éste fuera un notario público activo, previo a otorgar esa autorización, el profesional deberá previo, formular la solicitud de cese en ese ejercicio, originándose en este caso una anotación al asiento matriz.
    VII.- Las disposiciones del presente Reglamento, serán aplicables en tanto los medios informáticos y los recursos humanos lo permitan.
    VIII.- Rige a partir de su publicación.
    San José, 2 de mayo de 2001.
    Licda. Alicia Bogarín Parra Directora Nacional de Notariado
    Directriz No. 2001-03

    A las catorce horas treinta minutos del dos de mayo de dos mil uno.-

    Direccion de Notariado Poder Judicial